この記事では、会社の電話が苦手！と言う人に私が実践した改善法を書いていきます。
社会人になりたてで一番戸惑うのは電話ではないでしょうか。
普段の会話とはまったく違うし、必要な用件を伝えるというプレッシャーもあります。
また会社にかかってくる電話の応対は不意打ちに近いので苦手意識を持ってる人も多いのではないでしょうか？
私も実は電話が大の苦手で、スパルタ式に数をこなし、工夫を凝らして克服しました。
私の工夫が「電話が苦手」という方に役に立てれば幸いです。
ゆっくり話すことを心がける
第一のポイントは「いつもよりゆっくり話す」です。
私のイメージはいつもの話すスピードと戦場カメラマンの渡部陽一さんの中間くらいのイメージです。
ゆっくり話すのは、
①自分が落ち着く
という目的もあるのですが、それ以上に
②相手も合わせてスピードを落としてくれる
というのが、大きいのです。
もちろんこちらがゆっくり話してもババババっ…って喋る方もおられますが、これに対しても臆せず、ゆーっくり…
「恐れ入ります。もう一度、お名前をお伺いしてよろしいでしょうか…」
と話すと、ゆっくり話してもらえることが多いです。
そしてゆっくり話すことの最大のメリット、それは…
「この人は一生懸命に説明してくれる」
という信頼感を相手に持ってもらえることです。姿の見えない電話では、この信頼感は意外に大きい要素なんです。
ただ、慌てると人間はどうしても早口になります。
だから、そんな時こそ、ゆっくり話すことを心がけてみてください。
こちらからかける時はキーワード、担当者さんの名前を手元のメモに書いておく
あなたが自分から電話をかける時は、
話す内容をまとめておきましょう。
とはいえ、会話の全部を書くのは手間ですので、「誰を呼び出し」「何を伝えるか」を手元のメモに書いておきます。
あるいは前の電話で、先輩に注意されたことを手元の紙に書いておきます。
私は人に電話をかける時に、必ずミニノート（普通の大学ノートの半分のサイズ）にこのメモにポイントをまとめてからにします。
これで大分、落ち着いて話せます。
電話の名乗りをメモするコツ
電話では、〇〇の✖️✖️です、と短いと楽なのですが…たとえば
「〇〇市役所の✖️✖️課の田中さん」みたいな長〜い名乗りをする人も多い。
こういう時は、頭からメモを取ると時間がかかります。自分も焦るし…
こういう時は頭だけ
「まる、バツ、田中」と頭だけメモるのがオススメです。
あとは、相手の名乗りを瞬間的に把握して、メモの書き出しから短期記憶を引き出して対応しています。
引き出しだけ作っておくと、意外に覚えているので、担当者にスムーズに繋ぐことができます。
まとめ
最後にまとめておきますと…
①いつもより、ゆっくり話す
②こちらから電話する時はメモを作る
③相手の名乗りを全部メモしない。
となります。
電話対応が苦手の方、ぜひお試しください！
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